Szkolenia Rekrutacja Doradztwo
 

Rozmowa kwalifikacyjna i wywiad zawodowy

Rozmowa kwalifikacyjna jest praktycznie nieodzownym elementem procesu rekrutacyjnego. Możemy zrezygnować właściwie z każdej innej metody, ale bez spotkania z kandydatem i wzajemnej wymiany z nim informacji dotyczących nawiązania współpracy nie można podjąć poważnej decyzji o zatrudnieniu. Pewnego rodzaju informacji nie można uzyskać bezpośrednio nie kontaktując się z kandydatem, są to dane dotyczące prezentacji, łatwości nawiązywania kontaktu i wypowiedzi, odporności na stres itp. Rozmowa kwalifikacyjna najczęściej przybiera formę wywiadu zawodowego, którego celem jest uzyskanie informacji uzupełniających dane pozyskane dzięki CV lub w wyniku zastosowania innych metod rekrutacyjnych. Podczas spotkania także kandydat ma możliwość  uzyskania informacji związanych z przyszłą pracą istotnych z jego punktu widzenia. Tak więc celem wywiadu będzie porozumienie co do oczekiwań instytucji względem kandydata oraz kandydata względem instytucji i podjęcie obustronnej decyzji dotyczącej nawiązania współpracy.

Jak zaplanować efektywną rozmowę z kandydatem?

Czy w ogóle warto tracić czas na planowanie rozmów? Takie pytanie stawia nam wielu menedżerów, którzy twierdzą, że są w stanie zweryfikować kompetencje kandydata w kilka minut, podczas spontanicznej rozmowy odbywającej się na bazie jego CV (z którym często zapoznają się dopiero w trakcie spotkania).

Nic bardziej mylnego!

Jeśli nie masz czasu na przygotowywanie się do spotkań z kandydatami do pracy, powierz sprawę rekrutacji specjaliście, który odpowiednio dostosuje metody i techniki oceny kandydatów do Twoich oczekiwań, a w efekcie swoich działań przedstawi Ci krótką listę osób spełniających podstawowe kryteria. Wówczas, spośród bezpiecznej puli sprawdzonych już kandydatów, będziesz mógł przeprowadzić krótkie improwizowane rozmowy i wybrać odpowiednią osobę.Jeśli jednak zdecydujesz się poprowadzić rekrutację samodzielnie, pamiętaj o kilku podstawowych zasadach planowania rozmów, które umożliwią Ci efektywne wykorzystanie czasu zaangażowanego w spotkania z kandydatami.

Planowanie krok po kroku - to ważne! 

1.       musisz wiedzieć kogo szukasz - opisz wcześniej dokładnie stanowisko pracy, na które poszukujesz kandydatów (nazwa stanowiska, przynależność służbowa, obszar odpowiedzialności, zakres zadań) oraz dostosuj do niego profil kandydata (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, dodatkowe kwalifikacje, umiejętności, zdolności i uprawnienia);

2.       zgodnie z profilem kandydata, na podstawie danych otrzymanych w CV, wybierz osoby, z którymi przeprowadzisz rozmowę kwalifikacyjną;

3.       rozmowa kwalifikacyjna może być prowadzona różnymi sposobami, zależnie od celu jaki ma być osiągnięty za jej pomocą. W przypadku, gdy z większej puli kandydatów chcemy wyłonić osoby do dalszych etapów rekrutacji, możemy przeprowadzić z nimi wstępny wywiad eliminacyjny. Jest to krótka rozmowa, weryfikująca podstawowe wymagania stawiane kandydatom oraz mająca na celu porównanie i wybranie wstępnie najciekawszych kandydatur. Stosując ten typ wywiadu warto posłużyć się wcześniej przygotowanym kwestionariuszem pytań, co zdecydowanie ułatwi porównywanie odpowiedzi różnych kandydatów i wybranie najciekawszych;

4.       po wyłonieniu najlepszych umów z nimi kolejne spotkania, podczas których przeprowadzisz wywiady szczegółowe - na każde spotkanie zarezerwuj odpowiednią ilość czasu. Uwzględnij dodatkowy czas, abyś mógł bezpośrednio po każdej rozmowie  chwilę się zastanowić i dokonać oceny kandydata. To bardzo ważne - oceniaj bezpośrednio po każdej rozmowie, aby zapobiec zjawisku interferencji, czyli nakładania się na siebie zdobytych informacji o różnych kandydatach;

5.       zastanów się co firma jest w stanie zaoferować kandydatowi w zamian za jego pracę i jakiego typu informacje na ten temat chcesz przekazać;

6.       przemyśl jakie dodatkowe informacje o kandydacie, uzupełniające do danych z CV i wstępnego wywiadu chciałbyś uzyskać. Zapisz sobie najistotniejsze pytania, abyś w toku rozmowy nie pominął ważnych kwestii;

7.       przygotuj wszystkie narzędzia rekrutacyjne, których będziesz chciał użyć (zadania do rozwiązania, teksty do tłumaczenia, testy itp.);

8.       zastanów się nad terminem i formą przekazu kandydatowi informacji zwrotnej odnośnie wyników spotkania;

9.       zarezerwuj salę na spotkanie i sprawdź, czy spełnia ona warunki do przeprowadzenia profesjonalnej rozmowy;

10.    bezpośrednio przed powitaniem kandydata w miejscu spotkania jeszcze raz przeczytaj jego CV lub przynajmniej upewnij się, że masz je przy sobie.

Prawidłowo zaplanowana rozmowa kwalifikacyjna składa się z pięciu następujących etapów:

1.       wprowadzenie, czyli okoliczności wstępne. Zazwyczaj wprowadzenie związane jest z czynnościami powitalnymi, takimi jak: uścisk dłoni, przedstawienie się, oraz wszelkimi innymi czynnościami grzecznościowymi poprzedzającymi właściwy wywiad. Celem tego etapu jest zredukowanie napięcia emocjonalnego, towarzyszącego kandydatowi w sytuacji rozmowy kwalifikacyjnej;

2.       udzielenie informacji na temat organizacji, stanowiska i związanego z nim zakresu obowiązków. W tej części rozmowy ważne jest, aby kandydat mógł zadawać pytania, w celu pozyskania możliwie największej ilości ważnych dla niego informacji i wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości związanych ze stanowiskiem pracy, o które się ubiega;

3.       pozyskanie danych o kandydacie, czyli poszukiwanie odpowiednich informacji, zależnie od stanowiska, wymaganych kwalifikacji, umiejętności i doświadczenia niezbędnego do jego objęcia. Uporządkowane, logiczne pytania stawiane przez prowadzącego na tym etapie na ogół są bardzo konkretne, rzeczowe, niemalże specjalistyczne. Dla najlepszej wymiany informacji najwłaściwsze jest stosowanie pytań otwartych, umożliwiających kandydatowi udzielenie pełnej odpowiedzi;

4.       zamknięcie rozmowy, pozwalające obu stronom podsumować zdobyte informacje i ewentualnie dopytać i wyjaśnić niezrozumiałe kwestie. Na tym etapie należy pozwolić kandydatowi zarówno na zadawanie dociekliwych pytań, jak i umożliwić mu swobodną wypowiedź w celu przedstawienia swych atutów (być może wcześniej, odpowiadając na zadawane pytania nie miał okazji przekazać nam istotnych kwestii dla ogólnej oceny jego kandydatury);

5.       zakończenie rozmowy ma na celu udzielenie kandydatowi informacji dotyczących terminu i formy powiadomienia go o wyniku rozmowy, czyli o decyzji, która okaże się jej skutkiem. Jest to również okazja, aby przeprosić kandydata za ewentualne zakłócenia, o ile takowe miały miejsce podczas spotkania i podziękować za przybycie.

Po przeprowadzeniu rozmowy należy możliwie szybko ocenić przydatność kandydata, najlepiej dokonać oceny bezpośrednio po odbyciu rozmowy. Wówczas zmniejszamy prawdopodobieństwo wystąpienia efektu interferencji, czyli nakładania się na siebie różnych informacji, co z każdą zwłoką wpływa na zmniejszenie stopnia obiektywizmu oceny.  Powyższe wskazówki, choć niektórym wydadzą się banalne, spełniają bardzo istotną rolę w procesie rekrutacyjnym. Pozwalają zarówno zebrać wyczerpujące informacje o kandydacie, jak również uniknąć wielu wpadek i gaf. Pamiętaj, że prowadząc rozmowy z kandydatami kształtujesz wizerunek firmy. Warto więc wykazać się profesjonalizmem i zaangażowaniem.

Wywiad zawodowy 

Wywiad zawodowy jest bardzo ważnym elementem profesjonalnej rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem do pracy. Jest to świadomie i celowo kierowany przez osobę rekrutującą dialog, umożliwiający zdobycie istotnych informacji o kandydacie. W trakcie wywiadu zawodowego kandydat odpowiada na celowo zadane pytania, pozwalające zweryfikować określone kompetencje, doświadczenie, wiedzę merytoryczną i nastawienia kandydata do pracy.

Wywiad zawodowy jest jednym z najważniejszych, o ile nie najważniejszym etapem doboru zawodowego, a zarazem metodą stosowana najczęściej. Według badań przeprowadzonych przez Shackletona i Newella, 90% organizacji posługuje się przynajmniej jednym wywiadem podczas procesu selekcji kandydatów. Celem wywiadu zawodowego jest uzyskanie informacji stanowiących uzupełnienie danych zawartych w życiorysie (CV), liście motywacyjnym, testach psychologicznych i merytorycznych, czy też referencjach od poprzednich pracodawców.

Wywiad zawodowy a rozmowa kwalifikacyjna - czym różnią się te pojęcia?

Rozmowa kwalifikacyjna jest pojęciem szerszym niż wywiad zawodowy. W ramach rozmowy możemy przeprowadzić wywiad z kandydatem. Możemy również odpowiedzieć na szereg pytań skierowanych do nas przez kandydata i zastanowić się nad pewnymi nowymi rozwiązaniami. W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem dajemy możliwość kandydatowi na uzyskanie wielu informacji, związanych z jego przyszłą pracą, np. jak duży będzie zespół, w którym będzie pracował, komu będzie podlegał, jakie będą godziny pracy, ile szkoleń oferuje nowa firma itp.

 W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej stosujemy różnego typu metody i techniki oprócz wywiadów, np. zadania merytoryczne, testy, problemy do rozwiązania i wiele innych. Oczywiście w ramach wywiadu również możemy posiłkować się dodatkowymi technikami wsparcia, lecz zawsze będzie miało to charakter ukierunkowany w ten sposób, że osoba rekrutująca pyta i czeka na odpowiedź od kandydata, czy też to ona podaje problem i czeka na rozwiązanie tego problemu przez kandydata.

W rozmowie kwalifikacyjnej role mogą się odwracać. Oznacza to, ze kandydat ma możliwość zadawania nam dowolnych pytań i stawiania przed nami problemów, np. negocjacyjnych, które wspólnie możemy próbować rozwiązać.

Zawsze jednak celem rozmowy kwalifikacyjnej powinno być nie tylko zweryfikowanie przydatności kandydata do pracy, ale też określenie możliwości spełnienia jego oczekiwań wobec nowej pracy, aby zapewnić kandydatowi pełne przystosowanie zawodowe. Natomiast cele wywiadu zawodowego mogą być o wiele bardziej okrojone, np. wywiad służący wyłącznie zweryfikowaniu wiedzy merytorycznej kandydata, czy też jego znajomości biznesowej języka obcego. Jeśli tego typu wywiad służy podjęciu decyzji o zatrudnieniu danej osoby na określonym stanowisku pracy, będzie to wywiad zawodowy. Podobnie, przypadku, gdy celem wywiadu jest szybkie stwierdzenie, czy dana osoba ubiegająca się o pracę jest odpowiednim kandydatem na dane stanowisko, pracodawca może zastosować krótki, wstępny wywiad eliminacyjny, a na jego podstawie podjąć decyzję, czy proces selekcji powinien być kontynuowany, czy tez nie.

Podsumowując, w trakcie jednej rozmowy kwalifikacyjnej możemy stosować wiele różnorodnych metod i technik, służących podjęciu decyzji odnoście oceny kandydata, w tym również wywiad zawodowy. Co więcej w trakcie jednego spotkania z kandydatem możemy przeprowadzić nawet kilka wywiadów zawodowych.

Szczegółowy wywiad zawodowy - jak najwięcej informacji o kandydacie

Szczegółowy wywiad zawodowy umożliwia uzyskanie odpowiedzi na szereg pytań, dotyczących kwestii, których kandydat nie poruszył w złożonych przez siebie dokumentach aplikacyjnych, a także lepsze poznanie myśli, emocji, czy motywacji kandydata. Celem wywiadu szczegółowego jest zorientowanie się, czy kandydat spełnia wszystkie wymagania stanowiska, a także czy nasza instytucja będzie w stanie zaspokoić związane z pracą oczekiwania kandydata.

Struktura każdego wywiadu szczegółowego obejmuje cztery podstawowe poziomy (M. Kossowska w Jak poszukiwać i zjednywać najlepszych pracowników):

1.       Poziom wstępny - poznanie rozmówcy

Poznanie rozmówcy jest powierzchowne, czyli zbierane informacje mają charakter ogólny, a dotyczą danych personalnych (imię, nazwisko, wiek, adres zamieszkania, adres do korespondencji itp.), doświadczeń związanych z pracą (gdzie i jak długo kandydat pracował) oraz z wykonywanym lub wyuczonym zawodem.

2.       Poziom dotyczący interpretacji faktów

Jest to poziom głębszy, ale emocjonalnie równie neutralny. Pytania zadawane na tym poziomie nie dotyczą samych faktów ale raczej ich znaczenia dla kandydata. Do takich pytań należą np. Wykonywanie jakiego rodzaju czynności zajmuje panu najwięcej czasu? Dlaczego tak jest?

3.       Poziom osobistych opinii myśli i poglądów

Pytania zadawane na tym poziomie dotykają wrażliwych sfer i nie SA już emocjonalnie obojętne, np. Co pan sądzi o organizacji pracy w naszej firmie?

Większość wywiadów kończy się na tym poziomie, gdyż dotychczas zebrane informacje najczęściej są wystarczające do podjęcia decyzji w sprawie kandydata. W przypadku, gdy jednak poznanie systemu wartości kandydata okazuje się kluczowe dla oceny jego przydatności na dane stanowisko, użyteczne okazuje się przejście na poziom kolejny, co uczynić można jedynie za zgodą rozmówcy.

4.       Poziom dotykający systemu wartości rozmówcy

Na tym poziomie zadawane przez rekrutującego pytania dotykają bardzo osobistych kwestii z obszaru wartości kandydata. Dlatego też takie pytania warto formułować w ten sposób: Czy mogę zapytać, co jest dla pana w życiu najważniejsze? Na takie pytania kandydat może nie chcieć udzielić odpowiedzi, traktując te zagadnienia za zbyt osobiste. Do rekrutującego należy wówczas decyzja, czy mimo braku odpowiedzi chce, czy nie chce kontynuować rozpatrywanie danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym.

W szczegółowym wywiadzie zawodowym ważne jest budowanie pytań w taki sposób, aby umożliwiały one wydobycie od kandydata możliwie najwięcej informacji interesujących z naszego punktu widzenia. Najczęściej warto przygotować sobie główne punkty - pytania opracowane wcześniej na bazie wstępnych informacji o kandydacie (z CV, listu motywacyjnego, rekomendacji, wywiadu eliminacyjnego itp.) oraz opisu stanowiska pracy i profilu kandydata. Jednakże niezbędne jest w tym typie wywiadu podejście elastyczne, czyli takie, które pozwoli nam dynamicznie reagować na konkretne padające w trakcie wywiadu odpowiedzi kandydata. Innymi słowy w wywiadzie szczegółowym „drążymy” w interesujących nas tematach tak długo, aż uzyskamy satysfakcjonujące odpowiedzi.

Wywiad sytuacyjny - propozycje rozwiązań konkretnych problemów

Szczególnym podejściem w prowadzeniu wywiadu zawodowego jest wywiad sytuacyjny (Latham). Podstawa tej techniki jest zaobserwowanie i opisanie krytycznych sytuacji, jakie miały miejsce na danym stanowisku, o które właśnie ubiega się kandydat. Następnie zasięga się opinii kandydata na ten temat, zadając mu pytanie typu:

Jak poradziłby pan sobie z takim problemem? Lub Jak zachowałby się pan w takiej sytuacji?

Odpowiedzi kandydata są rejestrowane na specjalnie przygotowanym formularzu i oceniane w pięciopunktowej skali. Prowadzone badania (Latham i Saari) wykazały, że  technika wywiadu sytuacyjnego jest techniką bardziej wiarygodną niż wywiad nieustrukturyzowany.

Coraz częściej technikę wywiadu sytuacyjnego wplata się w struktury innych wywiadów (indywidualnych i panelowych), jako doskonałe uzupełnienie przekazywanej wiedzy. Wywiad sytuacyjny pozwala nam sprawdzić, jakie rozwiązania w sytuacji rzeczywistej (która zdarza się na stanowisku, o które ubiega się kandydat) proponuje dana osoba. Możemy następnie porównać te rozwiązania z propozycjami innych kandydatów oraz z faktycznymi skutecznymi lub nie skutecznymi rozwiązaniami, zastosowanymi w takiej właśnie sytuacji.

PBDI - Patterned Behaviour Description Interviev - opisowy wywiad wzorców zachowań

PBDI - Opisowy wywiad wzorców zachowań (Anderson i  Shackleton) jest udoskonalonym wywiadem selekcyjnym. Osoba prowadząca wywiad koncentruje się na ważnych wydarzeniach, związanych z istotnymi zmianami w życiu kandydata. Celem tego zabiegu jest ustalenie przyczyn, które powodują, że kandydat obiera określony kierunek kariery zawodowej.

Prowadzący wywiad tworzy „obraz na przestrzeni czasu” (E.McKenna, N. Beech), który ma być pomocny przy prognozowaniu możliwych reakcji kandydata na przyszłe trudności i wyzwania, które pojawią się na ścieżce jego kariery zawodowej. Wzorce zachowań mogą dotyczyć wyborów kandydata związanych z:  samokształceniem, sposobem podejścia do niektórych problemów, decyzji o rozwoju kariery zawodowej, postaw.

Wyłaniający się podczas takiego wywiadu wzorzec zachowań kandydata porównywany jest z uprzednio stworzonym oczekiwanym na danym stanowisku wzorcem zachowań.

Przeprowadzenie wywiadu w oparciu o kompetencje STAR (Johnstone)

Jest to technika wywiadu, związana ze specyficznym spojrzeniem na dotychczasowe osiągnięcia kandydata. Mniej ważne staje się to, co osiągnął kandydat, na rzecz tego, w jaki sposób osiągnął on rezultat, którym się szczyci i chwali podczas rozmowy.

Osoba prowadząca wywiad ukierunkowana jest na poszukiwanie u kandydata konkretnych cech, które widoczne są we wcześniejszych osiągnięciach kandydata. W celu identyfikacji tych cech, specjalnie poinstruowana osoba, prowadząca rozmowę, koncentruje swoją uwagę na czterech elementach:

1.       S - SITUATIONS - sytuacje

2.       T - TASKS - zadania

3.       A - ACTIONS - działania

4.       R - RESULTS - rezultaty

W pierwszej kolejności należy dokładnie zapoznać się ze specyfiką pracy, w celu ustalenia wymagań, jakie się z nią wiążą, np. praca na stanowisku kierowniczym wymaga umiejętności przywódczych, łatwości wchodzenia w interakcje z innymi ludźmi itp.

Następnie, gdy wymagania związane z danym stanowiskiem zostały już dokładnie określone, kandydat jest pytany o to, czy tego typu sytuacja (S) jest mu znana, czy nowa, czy już kiedyś odgrywał podobną rolę, czy nie.  W przypadku, gdy kandydat przytacza sytuację z przeszłości, związaną z omawianą rolą, osoba prowadząca rozmowę próbuje ustalić zadania (T), za które odpowiadał kandydat. Następnie zostają rozpoznane konkretne działania (A) podejmowane przez kandydata w celach realizacji tych zadań oraz konkretne rezultaty (R), czyli osiągane wyniki prowadzonych działań.

Podsumowanie

Wywiad zawodowy jest niemalże niezbędnym elementem procesu rekrutacyjnego. Może mieć on charakter czysto eliminacyjny - trwać krótko i służyć jedynie podjęciu decyzji o odrzuceniu lub zakwalifikowaniu kandydata do dalszych etapów rekrutacji. Może też być on prowadzony w formie bardzo zaawansowanej, po wcześniejszym dokładnym przemyśleniu, zaplanowaniu i doborze odpowiednich technik.

Warto pamiętać, że wywiad różni się od zwykłej rozmowy z kandydatem głównie tym, że jest ukierunkowany jednostronnie, czyli osoba rekrutująca „wyciąga” istotne dla niej informacje o kandydacie. Dlatego warto, aby jego uzupełnieniem była choć krótka rozmowa z kandydatem, podczas której będzie możliwe przekazanie kandydatowi ważnych kwestii z jego punktu widzenia. Unikniemy w ten sposób sytuacji, gdy wybierzemy naszym zdaniem idealnego kandydata, a podczas ostatecznych ustaleń okaże się, że stanowisko nie do końca odpowiada jego oczekiwaniom.

Competitive Skills