Szkolenia Rekrutacja Doradztwo
 

PROMOCJE


Zarządzanie czasem - tego się można nauczyć

Czas to dobro bezcenne! Obecnie mamy ogromny popyt na czas. Wciąż nam go brakuje, a niestety nie jesteśmy w stanie go magazynować i tworzyć rezerw do wykorzystania później.

Czas to dobro bezcenne! Obecnie mamy ogromny popyt na czas. Wciąż nam go brakuje, a niestety nie jesteśmy w stanie go magazynować i tworzyć rezerw do wykorzystania później.

Każdy z nas stara się zatem wykorzystać swój czas jak najbardziej efektywnie, ponieważ wszyscy zdajemy sobie sprawę, że źle wykorzystany czas jest stracony bezpowrotnie.

Nie każdy zdaje sobie sprawę, że efektywne zarządzanie czasem to nie tylko  doskonała organizacja pracy, ale przede wszystkim umiejętności i cechy osobowości. W literaturze związanej z zarządzaniem czasem wymienia się wiele czynników kształtujących postawę „Pana swego czasu”, zwróćmy uwagę zatem na te najważniejsze.

SAMOPOCZUCIE

Umiejętnością wspierającą zarządzanie czasem jest wiara w siebie. Poczucie własnej wartości pozwala nam bardzieje efektywnie planować swoje przedsięwzięcia. Ludzie z niskim poczuciem własnej wartości mają ogromną trudność ze swobodnym i prawidłowym formułowaniem celów. Zatem to co nam pomaga efektywnie zarządzać czasem to pewność siebie oraz pozytywne myślenie.

POSTAWA

Niewzykle istotnym elementem wspierającym zarządzanie czasem jest konstruktywna analiza błędów. Osoby, które potrafią szybko i sprawnie wyciągać wnioski, bardzo łatwo przechodzą do kolejnego etapu. Myślą „następnym razem zrobię tak...”, nie cofają się, nie roztrzasają „co by było, gdyby...”. Taka postawa - pełna racjonalnego podejścia i pokory pozwala nam wyciągnąć wnioski i twórczo zanalizować swoje i czyjeś błędy. Osoby, które doskonale zarządzają czasem charakteryzują się również postawą zwycięską. Cześciej osiągają założone cele, ponieważ częściej je planują. Postawa ta pozwala im zachować pewną konsekwencję w działaniu oraz motywuje do pracy. Bardzo ważna w tej kwestii jest również umiejętność reagowania asertywnego. Polacy nadal uczą się „być asertywnym”. Wielu osobom z trudem przychodzą zachowania określone jako asertywne. Jesteśmy przyzwyczajeni do reakcji uległych, nie umiemy odmawiać, nawet wtedy kiedy jesteśmy bardzo zajęci. Dletego też warto podkreślić, że aby panować nad swoim czasem trzeba również rozwijąć swoje umiejętności asertywnych reakcji. Asertywność to przede wszystkim szacunek do siebie i innych i poczucie własnej i innych wartości.

DELEGOWANIE ZADAŃ

Największym problemem menedżerów w zarządzaniu czasem jest nieumiejętne delegowanie zadań. Każdy menedżer, który chce efektywnie zarządzać swoim czasem powinien mieć zaufanie do swoich pracowników i podwładnych. Zarządzanie czasem to również myślenie kto powinien wykonać dla mnie to zadanie oraz jak ja mogę tej osobie w tym pomóc. Często wolimy pewne rzeczy zrobić sami co sprawia, że w natłoku różnych obowiązków kompletnie nie dajemy sobie rady. Zatem jest to niezwykle istotna umiejętność, aby nauczyć się pobudzać motywację wewnętrzną u swoich pracowników. Każdy dobry menedżer powinien pamiętać, że jego głównym zadaniem jest pobudzanie pracowników do rozowju, dawanie szansy. Nie bójmy się zatem delegować pewnych zadań do pracowników, jeżeli będziemy starali się odwołać do ich wartości i celów, z pewnością będą wykonywać swoje zadania z przyjemnością.

KONSEKWENCJA I WYTRWAŁOŚĆ

W zakresie Time-Managementu powstaje coraz więcej fantastycznych rozwiązań usprawniających prace każdego menedżera, ale ani żółte karteczki, ani wymyślne formatki nie odniosą sukcesu jeśli nie wykarzemy się wytrwałością.To właśnie silna wola jest najważniejsza w zarządzaniu czasem.  Nasze postanowienia muszą być poparte solidną konsekwencją działania, a z tym - jak każdy z nas wie - może być ciężko. Przede wszystkim  powinniśmy być odważni w swoich decyzjach. Te najważniejsze podejmować rozsądnie ale śmiało. Większość menedżerów pada również ofiarą swojego perfekcjonizmu. Dążenie do prefekcjonizmu staje się automatycznie ogromną przeszkodą w efektywnym zarządzaniu czasem, ponieważ nie da się załatwić każdej sprawy w sposób idealny. Pamiętajmy zatem, żeby wykonywać rzeczy w sposób możliwie najlepszy, doskonały, ale bez zgubnego perfekcjonizmu.

UWARUNKOWANIA PSYCHOFIZYCZNE

Znajomość fizjologii człowieka w zarządzaniu czasem jest niezwykle istotna i może dostarczać cennych wskazówek dotyczących zmian w naszej efektywności. Biorąc pod uwagę rytm bilogiczny powinniśmy pamiętać o wyżach i niżach energetycznych. Według Krzywej Wydajności Dobowej opracowanej przez REFA (Komisję Badań nad Pracą) wyż energetyczny występuje między godzinami  9-11 oraz 19-21. W tych godzinach powinniśmy planować najważniejsze zadania, wymagające pełnego skupienia. Niż energetyczny wystepuje w godzinach od 14 do 16. W tych godzinach powinniśmy wykonywac czynności rutynowe, nie wymagające zaangażowania - wypełnianie standardowych dokumentów, wykonywanie umówionych telefonów itp. Warto pamiętać o rytmie biologicznym planując różnego rodzaju spotkania. Spotkanie zorganizowane o 13 może być mało produktywne, może warto pomyśleć o innej godzinie. W kontekście uwaunkowań psychofizycznych należy również pamiętać o przerwach w pracy. W przeciągu godziny już po 12 minutach nasza koncentracja zaczyna spadać. Po 40 minutach pracy wydajność  pracy zaczyna się drastycznie obniżać i aby unikać takiej sytuacji należy robić 5-10 minutowe przerwy po każdej godzinie. Taki czas „oderwania” umysłu od pracy jest efektywną inwestycją w jego sprawność. Myśląc o doskonałej sprawności psychofizycznej należy również pamiętać o piciu wody. Często wodę zastępują nam litry kawy, ale na dłuższą metę to „sztuczne pobudzenie” może nam tylko zaszkodzić. Woda - najlepiej  w dużych ilościach - nasz organizm tego po prostu potrzebuje, aby efektywnie funkcjonować. Oczywiście nie bez znaczenia jest prowadzenie zdrowego trybu życia - odpowiednio dużo snu, zdrowe odżywianie i sport.

ZŁOTE ZASADY

Profesor Lothar Seiwert uważany za czołowego eksperta w dziedzinie zarządzania czasem, trener  w zakresie zarządzania czasem i tworzenia strategii sukcesu, w swojej książce „Zarządzanie czasem - będź panem własnego czasu” wskazuje na kilka sposobów działania uspawniających efektywne wykorzystanie czasu. Proces zarządzania czasem opisuje za pomocą kręgu reguł, które mogą przyczynić się do osiągnięcia sukcesu.

1. Ustalenie celu

Na tym etapie powinniśmy skupić się na prowidłowej analizie i formułowaniu celów osobistych. Po dokonaniu analizy sytuacji, Siewert zaleca rozpoznać swoje słabe i mocne strony, które mogą pomóc w ustalaniu terminów i budowaniu strategii.

2. Planowanie

Według Sewerta planowanie jest przygotowaniem do urzeczywisnienia celów. Tworząc plan powinnismy zatem pamiętać o optymalnym podziale zadań oraz stworzeniu alternatywnych działań do wszystkich wkonywanych czynności. Tworząc plany tygodniowe, miesięczne, zaleca planowanie jedynie 60% czasu, ponieważ 20% czasu zajmą nam zadania niezaplanowane, a kolejne 20% zadania spontaniczne.

3. Podejmowanie decyzji

W kolejnym etapie należy podjąć decyzję o sposobie realizacji danego zadania. Nasza praca będzie efektywna jeśli ustalimy sobie priorytety.Wszystkie zadania trzeba uporządkować według ich ważności. Podejmując decyzję powinniśmy wziąć pod uwagę również delegowanie zadań.  

4. Realizacja i organizacja

Realizując swój harmonogram pracy powinniśmy organizować każdy kolejny etap, koncentrować się na sprawach istotnych, biorąc pod uwagę swój własny styl pracy oraz okresowe wahania formy.

5. Kontrola

Kontrola własnej efektywności pomoże nam wyciągnąć wnioski dotyczące naszej umiejętności zarządzania czasem. Konieczna jest zatem kontrola realizacji wykonanych zadań oraz ich wyników. Dzięki temu zyskamy poczucie panowania nad własnym czasem, pomoże to ocenić konstruktywnie cele jakie sobie postawiliśmy. Samokontrola stanowi zatem niezwykle istotny mechanizm w zarządzaniu czasem, pełni nie tylko funkcję ewaluacyjną, ale również nastawia nas pozytywnie do pracy.

Zarządzanie czasem to z pewnością proces bardzo trudny, ale jak widać można się tego nauczyć. Najważniejsze, żeby uświadomić sobie wszystkie czynniki, które składają się na efektywne zarządzanie czasem. Potem pozostają już tylko ćwiczenia. Strata czasu to cena zbyt wysoka w dzisiejszych czasach, warto więc ćwiczyć tę umiejętność. Czasami na efekty trzeba długo czekać, ale w dłuższej perspektywie możemy zapewnić sobie sukces. Tego właśnie Państwu życzymy!!!

 

Competitive Skills

 

 

« powrót