Szkolenia Rekrutacja Doradztwo
 

PROMOCJE


Spotkanie z Klientem - aranżacja miejsca rozmowy

Niezwykle istotną sprawą dla sprawnego przebiegu rozmowy z klientem, kandydatem do pracy, współpracownikiem, czy kimkolwiek innym ma sposób siedzenia względem siebie.

Niezwykle istotną sprawą dla sprawnego przebiegu rozmowy z klientem, kandydatem do pracy, współpracownikiem, czy kimkolwiek innym ma sposób siedzenia względem siebie.

To w jaki sposób zajmujemy miejsce przy stole, na kanapie, w samochodzie i innym miejscu może już na wstępie zilustrować nasze nastawienie względem drugiej osoby i wywołać w niej konkretne reakcje. Warto znać kilka tajników siedzenia, aby skutecznie wykorzystywać tę moc w praktyce zawodowej.

Zacznijmy od aranżacji miejsca spotkań w naszej siedzibie. W zależności od tego z kim będzie spotkanie, odpowiednio dostosowujemy pomieszczenie. Jeśli spotkanie odbywać się będzie w większym gronie, rezerwujemy salkę konferencyjną. W sytuacji jeden na jeden, możemy przyjąć interesanta we własnym gabinecie.

Zakładając, że decydujemy się na własny gabinet, dla jednych takie miejsce spotkania może być wyróżnikiem - w domyśle: „zaprosił mnie do własnego gabinetu, w sferę półprywatną, nasze relacje zacieśniają się” lub wręcz przeciwnie: „nawet nie przygotował się i nie zarezerwował sali na spotkanie, chce mnie szybko spławić”.

To w jaki sposób zostanie odebrane przyjęcie w gabinecie, zależy jeszcze od szeregu innych czynników, np. od tego gdzie odbywały się wcześniejsze spotkania, na ile duża jest firma i czy w ogóle posiada sale konferencyjną lub pokój spotkań, czy w gabinecie będzie odpowiednia aranżacja, sprzyjająca dalszej atmosferze rozmowy.

 Dla krótkiego wywiadu, gdzie najbardziej interesują nas szybkie odpowiedzi na serię pytań, możemy pozwolić sobie na usadzenie rozmówców w pozycji „na wprost”, a nawet „przez stół”. Wówczas rozmówcy siedzą na wprost siebie przedzieleni stołem, np. prowadzący siedzi przy swoim biurku a kandydat, czy klient  na krześle z drugiej strony. Tego typu pozycja stwarza barierę nie tylko fizyczną - stół, ale również pewnego rodzaju barierę psychiczną - poczucie dystansu miedzy prowadzącym a kandydatem. Prowadzący podkreśla w ten sposób swoją dominację, przewagę nad kandydatem. Wytworzony zostaje w ten sposób formalny charakter rozmowy. Niektórzy kandydaci sami chętnie wybierają pozycję przez stół, gdyż, jak twierdzą, wówczas łatwiej jest im skoncentrować się na wypowiedzi.

Nie trudno jednak zauważyć, że pozycja przez stół nadaje rozmowie charakteru formalnego i dystansuje rozmówców. W sytuacji, gdy wprowadzenie dystansu jest celowe - działa świetnie i pozwala łatwo zdominować gościa, szczególnie, gdy przychodzi do naszego gabinetu, a my wskazujemy mu miejsce do zajęcia po drugiej stronie naszego biurka - w domyśle: „jesteś moim interesantem, to tobie na czymś zależy, że przychodzisz do mnie, ja nie będę się nawet fatygował i przemieszczał, mów co masz do powiedzenia, a ja podejmę ostateczna decyzję”.

Pozycja przez stół jest pozycją twarzą w twarz, oczy w oczy, a więc w prawie zwierząt jest to pozycja bojowa. Zwierzęta często stając naprzeciw siebie i patrząc sobie prosto w oczy zaczynają ostrą bójkę. Taką pozycję przyjmuje też świadomie niektórzy dziennikarze, jak np. Pani Monika Olejnik w programie (jak sama nazwa mówi) „Prosto w oczy”.

W sytuacji, gdy zależy nam na przedyskutowaniu pewnych spraw, obgadaniu i podjęciu wspólnej korzystnej decyzji, zalecaną pozycją jest „kompromis”. W tej pozycji rozmówcy siedzą względem siebie po przekątnej, np. przy stole - przy krawędziach prostopadłych do siebie czy też na narożnej kanapie. Sytuacja taka wprowadza atmosferę zaufania i poczucia bezpieczeństwa. Jest to pozycja półformalna, a jednak coraz częściej stosowana w rozmowach służbowych. Umożliwia nam ona zachowanie sfery intymnej bez naruszenia przez inną osobę, a jednocześnie likwiduje dystans.

W tej pozycji rozmówcy czują się usytuowani na tym samym poziomie, tak samo ważni (przynajmniej dla toku prowadzonej dyskusji). Pozycja ta sprzyja wymianie zdań, poglądów. Zauważono, że także właśnie w tej pozycji często dochodzi do zjawiska „dopasowania”, czyli osoby rozmawiające dopasowują sposób siedzenia nawzajem do siebie, np. gdy jedna z osób orze ręce na stole, to samo prawdopodobnie uczyni i druga, w przypadku, gdy w pozycji „przez stół”, reakcja rozmówcy na taki gest będzie odwrotna - odsuniecie - w celu zachowania fizycznego dystansu.

Pozycja „koleżeńska”, gdy rozmówcy siedzą obok siebie, w jednym rzędzie jest zupełnie nieformalna, a bardziej towarzyska. Wytwarza się w ten sposób dość intymna atmosfera, prowokująca osobiste zwierzenia i wypowiedzi. Jeśli na takich nam zależy, warto w ten sposób usadzić rozmówcę. W pozycji „koleżeńskiej” bardzo rzadko dochodzi do sporów, kłótni. Jeśli nawet zdania rozmówców różnią się, rozmowa ma przebieg bardziej spokojny. Jeśli emocje zaczynają dominować, rozmówcy mechanicznie zmienią sposób siedzenia, zbliżając swoje postawy do pozycji „na wprost”.

Zawsze, gdy to my jesteśmy gospodarzem spotkania może aranżować miejsce siedzenia naszego rozmówcy, wskazać mu krzesło, kanapę, fotel i dosadzić się w korzystnym układzie względem niego.

Możemy też pozostawić rozmówcy decyzję o zajmowanej pozycji, ustawiając krzesła przy stole w taki sposób, aby wiedział on , gdzie my zamierzamy usiąść i sam dobrał sobie korzystny układ. W ten sposób będziemy mogli odczytać prawdopodobne nastawienie kandydata do rozmowy (zdystansowane, kompromisowe, czy luźne). Pamiętajmy, że pozycję taką często przyjmujemy intuicyjnie i nieświadomie. Nie bierzmy tego jednak za zasadę.

Co zrobić, gdy jednak nas ktoś usadza, gdy znajdujemy się w odwrotnej sytuacji - jesteśmy gościem i zostaje nam wskazane miejsce. W przypadku, gdy miejsce to jest dla nas niekorzystne, gdyż zamierzamy realizować spotkanie z innym nastawieniem, w innej atmosferze, spróbujmy przesiąść się tak, aby możliwie najbardziej sprzyjać osiągnięciu założonych celów.

 

Competitive Skills

« powrót