Szkolenia Rekrutacja Doradztwo
 

PROMOCJE


Prezentacja w biznesie - jedna z form komunikacji menedżera

Prezentacja jest szczególnym rodzajem wystąpień biznesowych. Jest elementem niezbędnym w pracy każdego menedżera.

Prezentacja jest szczególnym rodzajem wystąpień biznesowych. Jest elementem niezbędnym w pracy każdego menedżera. Od zwykłej komunikacji wyróżnia ją jej celowość - ukierunkowanie na wywarcie konkretnej reakcji. Istotą prezentacji jest wywołanie zmiany u jej odbiorców, wpłynięcie na ich decyzję. Możemy śmiało rzec, że pełni ona funkcję przekazu perswazyjnego.

Skuteczna prezentacja, czyli taka, która prowadzi do osiągnięcia celu prezentera, wymaga wysokich umiejętności interpersonalnych. Dobry prezenter to osoba, która bez oporów stanie przed nawet trudnym forum i pełna przekonania dla swoich racji, przy odpowiednim doborze słów i gestów będzie dążyć do przekonania słuchaczy o słuszności swoich tez.

W tym celu niezbędne jest wcześniejsze przygotowanie, rozpoczynające się od poznania i przeanalizowania uczestników prezentacji, czyli słuchaczy. Menedżer prawdopodobnie zna dobrze członków swojego zespołu i będzie wiedział jakie metody prezentacyjne zastosować w przekonywaniu ich do podjęcia konkretnych działań. Mając jednak do czynienia z zupełnie nowym klientem, bądź z grupą osób nieznanych, musi posiąść wiedzę na temat ich doświadczeń, sposobów podejścia do problemów, ich oczekiwań i potrzeb. Mając taka bazę wiedzy skompletuje następnie adekwatne argumenty i przykłady, którymi posili się w swoim perswazyjnym wystąpieniu.

Ważnym czynnikiem skutecznej prezentacji są warunki fizyczne i związany z nimi komfort uczestników. Odpowiednie miejsce, np. umożliwiające łatwy dojazd na miejsce spotkania, zaparkowanie samochodu, wejście do budynku bez przeszkód z odpowiednim pokierowaniem do Sali spotkań, klimatyzacja i wygodne fotele z pewnością wpłyną na pozytywne nastawienia do prezentacji jak i do samego prezentera.

Profesjonalna prezentacja powinna mieć opracowany schemat począwszy od momentu pojawienia się prezentera przed uczestnikami. Zaplanujmy więc moment wejścia, przejścia do miejsca, z którego będziemy prezentować. Zróbmy wszystko aby wywrzeć pozytywne pierwsze wrażenie i kontynuujmy tak, aby to wrażenie utrzymać do końca, a nawet spotęgować je dynamiką i jakością samej prezentacji. Pamiętajmy o częściach prezentacji, takich jak wstęp, rozwiniecie i zakończenie.

Jeśli prezentacja jest długa i trudna, warto podzielić ją na części i wesprzeć konkretnymi przykładami, które łatwiej zobrazują przekazywane treści. Każdą część podsumujmy i wyciągnijmy z niej wnioski. Wróćmy do nich również w końcowym podsumowaniu całości wystąpienia.

Bardzo ważnym elementem jest zakończenie. Ma ono potwierdzić zrealizowanie celu całego spotkania, a także przekonać słuchaczy o konieczności dalszej pracy nad wnioskami. To od zakończenia zależy często zrozumienie sensu całości wystąpienia.

Każda prezentacja jest czymś w rodzaju występu na biznesowej scenie przed publicznością o określonych wymaganiach i oczekiwaniach. Jak do każdego występu, tak i do prezentacji trzeba się odpowiednio przygotować i przejść przez kilka prób. Tak, jak nawet najlepszy aktor, nie zagra dobrze bez próby, tak samo nawet najlepszy prezenter i menedżer bez treningu nie zaprezentuje niczego tak dobrze, jak mógłby to zrobić po uprzednim przetestowaniu własnej prezentacji i wprowadzeniu odpowiednich poprawek. Im więcej prób - tym lepiej, każdy z nas z pewnością zna powiedzenie „trening czyni mistrza”.  Jeśli nie zdążymy zrobić próby, nasze wystąpienie będzie właśnie taką próbą - a wtedy na poprawki może być już za późno.

Dobra i skuteczna prezentacja, oprócz doskonałego przygotowania merytorycznego i eksperckiej wiedzy prezentera, wymaga dodatkowo zaangażowania, charyzmy, entuzjazmu. Mówca musi być przekonany do tego, o czym mówi. Musi wygłaszać swoja mowę z pasją i dynamiką, a dopiero wtedy pociągnie za sobą słuchaczy. Emocje bardzo wpływają na jakość odbioru treści. Jesteśmy bardziej skłonni uwierzyć osobie, która opowiada o czymś z pełnym przekonaniem, wiara i ufnością.

Prezentacje biznesowe mogą dotyczyć różnych kwestii i mogą mieć charakter oficjalnych wystąpień, prelekcji, a także mogą stanowić przedstawienie jakiegoś poglądu, czy raportu na małym codziennym spotkaniu.

A.Mudroch w „Prezentacje i wystąpienia” wyodrębnia cztery podstawowe typy prezentacji:

1. Prezentacje szkoleniowe, czyli te najbardziej pracochłonne, wymagające bardzo dobrego przygotowania i wysokiej klasy ekspertów - prezenterów, stanowiących autorytet dla odbiorców. Taka prezentacja służy głównie przekazaniu wiedzy eksperckiej, bazującej na literaturze, wynikach badań i doświadczeniu, a także pobudzeniu do myślenia do możliwości wykorzystania tej wiedzy w praktyce.

2. Prezentacje informacyjne maja na celu przekazanie informacji np. o jakimś zdarzeniu, o wykonywanych pracach. Wielu menedżerów organizuje regularne spotkania swoich zespołów podczas których pracownicy relacjonują wykonaną pracę w danym okresie. Mogą to czynić właśnie w formie prezentacji informacyjnej. Jest to czyste przekazanie wiedzy na jakiś temat, przytoczenie faktów, często bardzo ważne dla prawidłowego funkcjonowania zespołów.

3. Prezentacje promocyjne, stanowiące element marketingu mix. Ich celem jest pozyskanie Klienta poprzez naświetlenie mu korzyści wynikających z konsumpcji konkretnego dobra. Tego typu prezentacja wymaga odpowiednio dopasowanej oprawy, w zależności od przypadku może to być prestiżowy lokal z najwyższej jakości muzyką, występem gwiazdy i wykwintnym poczęstunkiem. Najlepiej jeśli gości zaprosi i powita prezes firmy lub inny ważny menedżer. W innym przypadku wystarczą drobne gadżety, typu próbki, ulotki reklamowe itp.

4. Prezentacje przetargowe dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty mają na celu wywarcie u oferentów poczucia możliwości otrzymania korzyści marketingowych i społecznych w przypadku, gdy zdecydujemy się wybrać ich ofertę. Wskazujemy na wagę wykonywanej dla nas usługi, w ten sposób dowartościowując Klienta.

Menedżerowie prezentują się lub słuchają innych prezentacji właściwie każdego dnia, komunikując się z innymi. W komunikacji biznesowej najczęściej używają ustnych lub pisemnych form przekazu. Według amerykańskich badań (C.Bovee, J.Thill, Business Communication Today)biznesmeni głównie komunikuja się za pomocą mowy -75% czasu, 25% czasu komunikacyjnego to pisanie.

Pamiętajmy, że komunikacja pisemna to tez rodzaj prezentacji. Poprzez podania, umowy, raporty, aneksy, notatki, listy zwykłe i e-maile zawsze prezentujemy coś, ale przede wszystkim w pierwszej kolejności zawsze prezentujemy siebie. Tu mówi o nas pozytywnie poprawny styl, brak błędów gramatycznych i ortograficznych, jasność, czytelność, intencja i sens.

Każda prezentacja, niezależnie od tego czego dotyczy i do kogo jest skierowana w pierwszej kolejności będzie zawsze pełnić funkcję autoprezentacji. To my jesteśmy nośnikiem tego, co chcemy przekazać i fakt czy będzie to przekaz skuteczny, czy nie zależy w głównej mierze od nas samych.

Powodzenia!

Competitive Skills

« powrót