Szkolenia Rekrutacja Doradztwo
 

PROMOCJE


Grywalizacja w zarządzaniu pracownikami, którzy nie potrafią dobrze wykorzystać swojego czasu

Zarządzanie pracownikami, którzy nie umieją dobrze wykorzystać swojego czasu, nie polega na zarządzaniu ich czasem, ale na zaoferowaniu im pomocy w walce z ich problemami.

Wprawdzie możliwości tej pomocy są ograniczone, a niektóre osoby wymagają pomocy specjalisty, zawsze jednak warto spróbować.  

Motywacje leżące u podstaw niewłaściwego wykorzystania czasu, często nie różnią się od motywacji, które pchają ludzi ku osiągnięciu najlepszych wyników.

Budując system grywalizacyjny, motywujący pracowników do zwiększenia zaangażowania, planowania i efektywnego wykorzystania czasu pracy powinniśmy oprzeć się na przekonaniu, że istnieje duże prawdopodobieństwo, że najbardziej uciążliwi marnotrawcy czasu staną się najlepszymi pracownikami w firmie.

Jak to osiągnąć?

W pierwszej kolejności przeanalizujmy przyczyny marnotrawienia czasu - czyli co motywuje ludzi do tego, aby tracić czas?

Kto ma chroniczne kłopoty z czasem?

Steven Berglas „Chroniczne kłopoty z czasem” wyróżnia 4 typy pracowników, u których nie sprawdzają się zwykłe techniki zarządzania czasem, stosowane przez przeszkolonych w tym zakresie managerów. Te 4 typy ludzi to osoby przeżywające konflikty wewnętrzne i jedynie zrozumienie ich problemów i wsparcie w ich rozwiązaniu może być pomocne w zwiększeniu ich wydajności w pracy. Najczęstszą przyczyna tych konfliktów jest niedowartościowanie i nieuświadomiony lęk przed krytyką, a w konsekwencji przed otrzymaniem „etykietki” - słabego, nie dość dobrego pracownika.

Wyżej wspomniane typy pracowników mających kłopoty z czasem to:

  • Prymusi
  • Pomocnicy
  • Perfekcjoniści
  • Przeciętniacy

Prymus - podstawowa cechy wyróżniająca ten typ ludzi to skrajny brak elastyczności i głębokie przekonanie, że wykonują swoją pracę najlepiej, jak to tylko możliwe. Osoby te na ogół nałogowo robią wszystko przed planowanym terminem i zawsze wydają się mieć nad wszystkim kontrolę. Ludzie tego typu rzadko dobrze wypadają w pracy zespołowej, chociaż indywidualnie mogą osiągać świetne wyniki. Odczuwają naglącą potrzebę wykonania zadania na długo przed terminem, a zupełnie nie zastanawiają się nad potrzebami swoich kolegów i nie starają się im pomóc. Nie tylko nie widzą potrzeby wspierania innych, ale przez to nie identyfikują się z zespołem. Wydaje im się, że doceniani są przez przełożonych wyłącznie za swoją własną indywidualną działalność. Odhaczają zrealizowane kolejno działania i proszą o kolejne, akcentując przy tym swoją ogromną przydatność i sukcesy.

Skąd ta obsesja?

Obsesja ta może mieć różne źródła (np. traumatyczne przeżycia - utrata pracy, czy surowe wychowanie). Niezależnie od pierwotnej przyczyny związana jest ona z lękiem przed utratą kontroli nad swoimi działaniami.

Najlepszym sposobem na zmuszenie prymusa do konfrontacji z tym lękiem jest powierzanie mu zadań, które zapewnią mu tę kontrolę, a zarazem skłonią go do współpracy z innymi pracownikami.

W systemie grywalizacyjnym taka osoba znajdzie oparcie poprzez możliwość stałego obserwowania tego co dzieje się w zespole, wyników/ postępów współpracowników. Udzielane przez nią wsparcie innym będzie widoczne dla wszystkich (nie musi się już obawiać, że zostanie niedoceniony), a nawet specjalnie punktowane.

Dzięki takim kontaktom z innymi pracownikami prymus będzie mógł przejmować za nich odpowiedzialności i nauczyć się stopniowo akceptować nieprzewidywalne sytuacje. Stanie się po prostu bardziej elastyczny.

Doskonałym pomysłem w systemie grywalizacyjnym będzie powierzenie prymusowi roli mentora, która da mu szansę na uzyskanie przez niego aprobaty i pożądanej pochwały przełożonego. Funkcja ta daje też nadzieję, że gdy prymus już dobrze wejdzie w rolę, rozwinie w sobie z czasem większą świadomość społeczną i zdolności interpersonalne.

Pomocnik - to osoba, która zgadza się na wszystko, nie umie powiedzieć „nie” i bierze na siebie coraz to więcej obowiązków z lęku przed przełożonymi, choć wie, że będzie miała problemy z ich wykonaniem w ustalonym terminie.

Pomocnik nie potrafi współdziałać z innymi osobami, przede wszystkim na wyższych stanowiskach.

Zazwyczaj tego typu ludzie nie byli w dzieciństwie wystarczająco cenieni. Nauczyli się podporządkowywać swoje pragnienia dobru innych, zwłaszcza rodziców. Ukryty komunikat, że musi stłumić własne potrzeby, wywołuje w nim niechęć do bycia kontrolowanym oraz uczucie gniewu.

W miejscu pracy pomocnik często marnotrawi czas, po to by dać upust złości. Na przykład zgadza się przyjąć zadanie, którego wcale nie chce, aby następnie obsesyjnie zajmować się najmniej ważnymi szczegółami. Taka forma nadgorliwej pieczołowitości najczęściej prowadzi do konfliktu z szefem, któremu pracownik stara się przypodobać.

Pomocnicy biorą na siebie zbyt dużo obowiązków, aby zaspokoić chorobliwą potrzebę bycia docenionym.

System grywalizacyjny pozwoli pomocnikom realizować zadania wg planu. Tu nie będzie możliwe obciążanie się nadmiernie kolejnymi zadaniami bez wcześniejszego wykonania innych zleconych czynności. Zadania mniej ważne będą też gorzej punktowane, co zmobilizuje pomocnika do koncentrowania się na sprawach istotnych. W efekcie taki system zarządzania stanie się lekarstwem dla pomocnika, który zostanie doceniony przez przełożonego pochwałą/ odznaką, a dodatkowe zadania będą przydzielane w miarę jego możliwości. Taki proces zarzadzania pomocnikiem zredukuje poczucie gniewu i zmotywuje go do działania - do realizacji głównie własnych, a nie cudzych zadań.

Pomocnicy angażują się bowiem w tyle dodatkowych zadań właśnie dlatego, że wykonując obowiązki kogoś innego, otrzymują więcej pochwał, niż kiedy zajmują się tylko własną pracą.

Perfekcjonista - potrzebuje więcej czasu po to, aby zaspokoić kompletnie nierealistyczne, lecz głęboko zakorzenione standardy doskonałości. Nie dba o funkcjonujące w firmie zasady i regulaminy, skupiając się wyłącznie na doskonałym rozwiązaniu do którego dąży, a ponieważ wykonuje najwyższej jakości pracę uchodzi mu to na sucho.

Przez współpracowników postrzegany jest jako osoba arogancka, niemiła, wywyższająca się  i zarozumiała.

Przyczyny takich postaw upatrywane są w dzieciństwie, gdzie perfekcjonista nie był traktowany przez rodziców z szacunkiem i empatią. Perfekcjonista to osoba zbyt słaba, aby zmierzyć się z własnym uczuciem wstydu, ilekroć zdarzy się jej stworzyć coś, co nie jest idealne. Dlatego nawet najprostsze zadanie wymaga w jego przypadku bardzo wytężonego wysiłku.

Zarządzanie perfekcjonistą jest prawie niemożliwe. W odróżnieniu od prymusa i pomocnika, którzy potrzebują uznania przełożonego, przez to są otwarci na jego sugestie, perfekcjonista pragnie jedynie aprobaty społecznej, której był pozbawiony w dzieciństwie.

System grywalizacyjny będzie doskonałym rozwiązaniem w takiej sytuacji, jeśli przewidzimy w nim możliwość oceniania - doceniania „dzieła” perfekcjonisty przez innych pracowników firmy, klientów (w ogóle docenienia w środowisku).  Taktyka ta przynosi dwie korzyści. Po pierwsze uodparnia perfekcjonistę na lęk przed oceną poprzez narażenie go na małe dawki krytyki, czyli tego czego najbardziej się obawia. Po  drugie, zmienia jego wizerunek z surowego, społecznego outsidera na członka zespołu wnoszącego wkład w jego pracę.

Przeciętniak - zostawia zawsze swoje obowiązki na ostatnią chwilę, a następnie wpada w panikę ( udzielającą się również jego kolegom) i pracuje przez 24 godziny na dobę, na próżno starając się dotrzymać terminu.

Przeciętniacy przypominają perfekcjonistów w tym, że zawsze ze wszystkim nie nadążają. Jednak o ile perfekcjonista wylewa siódme poty, aby wykonać swoją pracę na piątkę z plusem, gdyż jest to dla niego jedyna akceptowalna ocena, o tyle przeciętniak unika swojego zadania z lęku przed tym, że nie potrafi wykonać go na piątkę.

Przyczyn takiego podejścia do pracy upatruje się w wychowaniu dziecka w przeświadczeniu, że jest doskonałe, a wszelkie niepowodzenia tłumaczy się zbiegiem okoliczności lub przypadkiem. Takie wychowanie prowadzi do tego, że dziecko silniej boi się porażki, gdyż nie chce zawieźć nią swoich rodziców. Podobnie przeciętniak odnosi się do pochwał przełożonego, których paradoksalnie woli unikać, aby go nie zawieść w przyszłości. Otrzymując kolejne zadania  odkłada je na później tłumacząc się zbiegiem wydarzeń, różnymi nieprzewidzialnymi sytuacjami, chorobami itp.

Zarządzanie przeciętniakiem poprzez grywalizację pozwoli zobiektywizować jego ocenę. Zdobywane punkty nie będą już traktowane przez niego jako zachęta i oczekiwanie rezultatów w przyszłości, lecz jako faktyczna ocena wykowanej przez niego pracy. System uświadomi przeciętniakowi, że może wykonać dobrą pracę (zaliczyć zadania) nawet jeśli nie będzie najlepszy (nie będzie na czele rankingu). Ta świadomość pozwoli mu poczuć się pewniej i zmotywuje do działania. Z biegiem czasu złagodnieje jego niepokój związany z wykonaniem zadania na przeciętnym poziomie.

Autorem artykułu jest:                 

Enterprise Gamification Sp. z o.o.

twórca pierwszego w Polsce portalu informacyjnego o grywalizacji:

www.grywalizacja24.pl

« powrót