Szkolenia Rekrutacja Doradztwo
 

PROMOCJE


A B C akt osobowych...

Zatrudnienie nawet tylko jednej osoby zobowi膮zuje nas do prowadzenia dokumentacji ...

Ach te akta...

Okazuje si臋, 偶e wystarczy, 偶e zatrudniamy zaledwie jednego pracownika, a ju偶 musimy zak艂ada膰 mu ca艂膮 dokumentacj臋 zwi膮zan膮 z powsta艂ym stosunkiem pracy. Nie dopilnowanie tych obowi膮zk贸w mo偶e skutkowa膰 obci膮偶eniem nas powa偶n膮 kar膮 grzywny. Czy wi臋c warto ryzykowa膰?

Ju偶 od pierwszego dnia pracy zadbaj o akta nowego pracownika!

A mo偶e nawet wcze艣niej?

Pami臋taj, 偶e ka偶dy pracownik ma prawo do posiadania takiej kompletnej dokumentacji, dotycz膮cej swojego zatrudnienia. W przypadku, gdy firma dopu艣ci si臋 zaniedba艅 w tej kwestii, pope艂nia wykroczenie przeciwko prawom pracownika.  

Miej te偶 na uwadze, 偶e wszystkie dokumenty, jakie otrzyma艂e艣 od pracownika jeszcze przed rozpocz臋ciem jego pracy, np. w procesie rekrutacji, powinny r贸wnie偶 trafi膰 do teczki zatrudnionego.

Kwestie dokumentacyjne uregulowane s膮 w rozporz膮dzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. Z przepis贸w tych wynikaj膮 dwa etapy tworzenia dokumentacji o pracowniku:

  • pierwszy etap - zbi贸r dokumentacji przed podpisaniem umowy o prac臋;
  • drugi etap - zbi贸r dokumentacji od chwili nawi膮zania stosunku pracy.

Zanim zacznie prac臋...

Jeszcze przed rozpocz臋ciem pracy  przez nowego pracownika, mo偶esz rozpocz膮膰 proces gromadzenia dokument贸w na jego temat. Mo偶esz zwr贸ci膰 si臋 do niego z poleceniem dostarczenia:

  • wype艂nionego kwestionariusza osobowego, zawieraj膮cego informacje na og贸艂 dost臋pne w typowym CV, czyli: dane osobowe, kontaktowe, informacje o wykszta艂ceniu, do艣wiadczeniu zawodowym, uko艅czonych kursach i szkoleniach, dodatkowych uprawnieniach i umiej臋tno艣ciach;
  • 艣wiadectw pracy z poprzednich instytucji lub innych dokument贸w potwierdzaj膮cych okresy jego zatrudnienia;
  • dokument贸w potwierdzaj膮cych kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
  • 艣wiadectwa uko艅czenia szk贸艂 i uczelni;
  • orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskaza艅 do wykonywania pracy na okre艣lonym stanowisku - wym贸g niezb臋dny przed rozpocz臋ciem pracy.

Wszystkie wy偶ej wymienione dokumenty, je艣li tylko je wszystkie otrzyma艂e艣, a w艂a艣ciwie ich kopie i odpisy (orygina艂贸w nie mo偶na przetrzymywa膰) musisz przechowywa膰 w aktach osobowych zatrudnionego pracownika. Tak wi臋c jeszcze przed rozpocz臋ciem jego pracy, zak艂adasz mu stosown膮 dokumentacj臋.

Umowa o prac臋 - zawsze przed rozpocz臋ciem pracy!

Wielu pracodawc贸w pope艂nia b艂膮d, przyjmuj膮c pracownika do pracy bez podpisanej wcze艣niej umowy. Cz臋sto wynika to z faktu braku czasu na jej przygotowanie. Pracownik z pracodawc膮 nawi膮zuj膮 wi臋c stosunek pracy na podstawie ustnych deklaracji, a umowa w formie pisemnej dochodzi do skutku dopiero po pewnym czasie.

Niestety mo偶e sko艅czy膰 si臋 to bardzo r贸偶nie, np. roszczeniami jednej ze stron, w zwi膮zku z nieprawid艂owym wcze艣niejszym zrozumieniem ustnych regulacji wsp贸艂pracy i niech臋ci膮 zawarcia formalnego stosunku pracy na takich, a nie innych warunkach. Jak w贸wczas rozwi膮za膰 kwesti臋 ju偶 rozpocz臋tej pracy?

Aby unikn膮膰 tego typu i innych przykrych konsekwencji, umow臋 o prac臋 podpisuj zawsze przed rozpocz臋ciem dzia艂a艅 zawodowych nowego pracownika. Przygotuj j膮 w dw贸ch egzemplarzach, z kt贸rych jeden wr臋cz pracownikowi, a drugi za艂膮cz do jego akt osobowych.

Zanim dopu艣cisz pracownika do pracy uzyskaj jego pisemne potwierdzenie zaznajomienia si臋 z:

  • tre艣ci膮 regulaminu pracy;
  • informacj膮 o normie i rozk艂adzie czasu pracy;
  • informacj膮 o terminach wyp艂at wynagrodze艅;
  • d艂ugo艣ci膮 urlopu wypoczynkowego;
  • d艂ugo艣ci膮 okresu wypowiedzenia;
  • informacj膮 o potwierdzaniu obecno艣ci i usprawiedliwianiu nieobecno艣ci;
  • przepisami i zasadami dotycz膮cymi bezpiecze艅stwa i higieny pracy;
  • zakresem informacji obj臋tych tajemnic膮 s艂u偶bow膮.

A B C akt Osobowych... 

Dla ka偶dego pracownika musisz prowadzi膰 oddzielne akta osobowe - oddzieln膮 teczk臋. Natomiast w ka偶dej teczce  musz膮 znajdowa膰 si臋 trzy wyra藕nie oddzielone cz臋艣ci" A, B i C.

W cz臋艣ci oznaczonej liter膮 A przechowuje si臋 dokumenty zgromadzone w toku ubiegania si臋 pracownika o zatrudnienie.

Cz臋艣膰 B przeznaczona jest na dokumenty zwi膮zane z nawi膮zaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, w tym:

  • umow臋 o prac臋, chyba, 偶e takiej nie zawarto na pi艣mie (w贸wczas pisemne potwierdzenie dotycz膮ce ustale艅 co do rodzaju umowy oraz jej warunk贸w);
  • potwierdzenia zapoznania si臋 ze wspomnianymi wy偶ej przepisami i informacjami;
  • za艣wiadczenia o szkoleniach bhp;
  • dokumenty dotycz膮ce powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono);
  • dokumenty zwi膮zane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;
  • o艣wiadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunk贸w umowy o prac臋 lub zmiany tych warunk贸w w innym trybie;
  • orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
  • kopi臋 zawiadomienia powiatowego urz臋du pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

Na cz臋艣膰 C natomiast sk艂adaj膮 si臋 dokumenty zwi膮zane z ustaniem zatrudnienia, czyli:

  • o艣wiadczenie o wypowiedzeniu lub rozwi膮zaniu umowy o prac臋;
  • kopia wydanego pracownikowi 艣wiadectwa pracy.

Pami臋taj, 偶e musisz prowadzi膰 akta osobowe pracownika, nawet je艣li zatrudniasz zaledwie jedn膮 osob臋 i 艣wietnie si臋 z ni膮 dogadujesz. Wynika to z praw pracownika do posiadania takiej dokumentacji, a ka偶dy pracownik w kraju powinien mie膰 w tym zakresie r贸wne prawa. Miej na uwadze, 偶e taka dokumentacja s艂u偶y w du偶ej mierze r贸wnie偶 Twojemu bezpiecze艅stwu jako pracodawcy. Nie tylko pod wzgl臋dem unikni臋cia kar grzywny.

Competitive Skills Sp. z o.o.

« powr髏