A B C akt osobowych...

Zatrudnienie nawet tylko jednej osoby zobowiązuje nas do prowadzenia dokumentacji ...

Ach te akta...

Okazuje się, że wystarczy, że zatrudniamy zaledwie jednego pracownika, a już musimy zakładać mu całą dokumentację związaną z powstałym stosunkiem pracy. Nie dopilnowanie tych obowiązków może skutkować obciążeniem nas poważną karą grzywny. Czy więc warto ryzykować?

Już od pierwszego dnia pracy zadbaj o akta nowego pracownika!

A może nawet wcześniej?

Pamiętaj, że każdy pracownik ma prawo do posiadania takiej kompletnej dokumentacji, dotyczącej swojego zatrudnienia. W przypadku, gdy firma dopuści się zaniedbań w tej kwestii, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika.  

Miej też na uwadze, że wszystkie dokumenty, jakie otrzymałeś od pracownika jeszcze przed rozpoczęciem jego pracy, np. w procesie rekrutacji, powinny również trafić do teczki zatrudnionego.

Kwestie dokumentacyjne uregulowane są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. Z przepisów tych wynikają dwa etapy tworzenia dokumentacji o pracowniku:

• pierwszy etap - zbiór dokumentacji przed podpisaniem umowy o pracę;
• drugi etap - zbiór dokumentacji od chwili nawiązania stosunku pracy.

Zanim zacznie pracę...

Jeszcze przed rozpoczęciem pracy  przez nowego pracownika, możesz rozpocząć proces gromadzenia dokumentów na jego temat. Możesz zwrócić się do niego z poleceniem dostarczenia:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego, zawierającego informacje na ogół dostępne w typowym CV, czyli: dane osobowe, kontaktowe, informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, ukończonych kursach i szkoleniach, dodatkowych uprawnieniach i umiejętnościach;
• świadectw pracy z poprzednich instytucji lub innych dokumentów potwierdzających okresy jego zatrudnienia;
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwa ukończenia szkół i uczelni;
• orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku - wymóg niezbędny przed rozpoczęciem pracy.

Wszystkie wyżej wymienione dokumenty, jeśli tylko je wszystkie otrzymałeś, a właściwie ich kopie i odpisy (oryginałów nie można przetrzymywać) musisz przechowywać w aktach osobowych zatrudnionego pracownika. Tak więc jeszcze przed rozpoczęciem jego pracy, zakładasz mu stosowną dokumentację.

Umowa o pracę - zawsze przed rozpoczęciem pracy!

Wielu pracodawców popełnia błąd, przyjmując pracownika do pracy bez podpisanej wcześniej umowy. Często wynika to z faktu braku czasu na jej przygotowanie. Pracownik z pracodawcą nawiązują więc stosunek pracy na podstawie ustnych deklaracji, a umowa w formie pisemnej dochodzi do skutku dopiero po pewnym czasie.

Niestety może skończyć się to bardzo różnie, np. roszczeniami jednej ze stron, w związku z nieprawidłowym wcześniejszym zrozumieniem ustnych regulacji współpracy i niechęcią zawarcia formalnego stosunku pracy na takich, a nie innych warunkach. Jak wówczas rozwiązać kwestię już rozpoczętej pracy?

Aby uniknąć tego typu i innych przykrych konsekwencji, umowę o pracę podpisuj zawsze przed rozpoczęciem działań zawodowych nowego pracownika. Przygotuj ją w dwóch egzemplarzach, z których jeden wręcz pracownikowi, a drugi załącz do jego akt osobowych.

Zanim dopuścisz pracownika do pracy uzyskaj jego pisemne potwierdzenie zaznajomienia się z:

• treścią regulaminu pracy;
• informacją o normie i rozkładzie czasu pracy;
• informacją o terminach wypłat wynagrodzeń;
• długością urlopu wypoczynkowego;
• długością okresu wypowiedzenia;
• informacją o potwierdzaniu obecności i usprawiedliwianiu nieobecności;
• przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zakresem informacji objętych tajemnicą służbową.

A B C akt Osobowych... 

Dla każdego pracownika musisz prowadzić oddzielne akta osobowe - oddzielną teczkę. Natomiast w każdej teczce  muszą znajdować się trzy wyraźnie oddzielone części" A, B i C.

W części oznaczonej literą A przechowuje się dokumenty zgromadzone w toku ubiegania się pracownika o zatrudnienie.

Część B przeznaczona jest na dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, w tym:

• umowę o pracę, chyba, że takiej nie zawarto na piśmie (wówczas pisemne potwierdzenie dotyczące ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków);
• potwierdzenia zapoznania się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
• zaświadczenia o szkoleniach bhp;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono);
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;
• oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
  

Na część C natomiast składają się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
• kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Pamiętaj, że musisz prowadzić akta osobowe pracownika, nawet jeśli zatrudniasz zaledwie jedną osobę i świetnie się z nią dogadujesz. Wynika to z praw pracownika do posiadania takiej dokumentacji, a każdy pracownik w kraju powinien mieć w tym zakresie równe prawa. Miej na uwadze, że taka dokumentacja służy w dużej mierze również Twojemu bezpieczeństwu jako pracodawcy. Nie tylko pod względem uniknięcia kar grzywny.

Competitive Skills Sp. z o.o.

« powrót